MANAJEMEN KETATALAKSANAAN LEMBAGA PENDIDIKAN
Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Pendidikan
Dosen Pengampu : Suyud, M.Pd
Oleh
Ibnu Aji Setyawan NIM 11108241106/ 3B
Enggar Saraswati NIM 11108241112/ 3B
Widy Dyah Mulyani NIM 11108244039/ 3B
Novia Ika Putri Utami NIM 11108244047/ 3B
PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR
PENDIDIKAN PRASEKOLAH DAN SEKOLAH DASAR
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2012
PENDAHULUAN
Latar
Belakang
Ilmu
administrasi sebagai ilmu yang membahas tentang usaha-usaha manusia dalam
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di dalam suatu kelompok, disamping
diarahkan untuk mencari metode dan alat kerja yang tepat, ternyata menaruh
perhatian yang besar pula terhadap pembinaan dan pengaturan tenaga manusia
sebagai unsur pelaksana.
Di
lingkungan lembaga pendidikan formal, terlibat sejumlah manusia yang harus
bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Usaha pembinaan, pengembangan dalam
pengendalian lembaga tersebut tidak dapat dilepaskan dari masalah metode dan
alat serta maslah manusianya sendiri yang harus mampu menerapkan kerja secara
efektif. Oleh karena itulah maka di dalam usaha pembinaan, pengembangan dan
pengendalian usaha-usaha pendidikan formal sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.
Antara
kegiatan administrasi pendidikan, manajemen pendidikan, kepemimpinan pendidikan
dan supervisi pendidikan pada dasarnya saling menjalin satu dengan lainya,
sabagai kegiatan yang dapat menunjang keprofesionalan para petugas pendidikan
dalam mewujudkan tujuan di lingkungan lembaga pendidikan masing-masing. Oleh
karena itulah perlu ditekankan kembali bahwa setiap petugas pendidikan terutama
guru tidak cukup hanya dibekali kemampuan profesionalitas. Mereka juga harus
dibekali dengan berbagai pengetahuan, keterampilan dan keahlian dalam berbagai
bidang agar mampu mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapaian tujuan.
KAJIAN PUSTAKA
A. Konsep Dasar dan Fungsi
Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
1.
Pengertian Ketatalaksanaan
Pendidikan
Tata laksana atau disebut
juga tata usaha pendidikan yaitu segenap
proses kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian
ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi
mencangkup pengelolaan semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Dalam membahas pengelolaan
warkat, tidak lepas dari pengelolaan arsip atau biasa disebut “kearsipan”. Secara
sederhana, kearsipan diartikan sebagai suatu proses pengelolaan warkat mulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga pada saat dibutuhkan
dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, serta arsip-arsip tersebut tidak bernilai
guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi.
Keunggulan dan fungsi sistem
penanganan kearsipan yang tertata dalam setiap organisasi, yaitu sebagai berikut.
a.
Aktivitas kantor/ organisasi
akan berjalan dengan lancar.
b.
Dapat dijadikan bukti-bukti
tertulis apabila terjadi masalah.
c.
Dapat dijadikan sebagai
sarana komunikasi secara tertulis.
d.
Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
e.
Dapat menghemat waktu,
tenaga, dan biaya.
f.
Sebagai alat pengingat.
g.
Sebagai alat penyimpan warkat.
h.
Sebagai alat bantu perpustakaan
di organisasi apabila memiliki perpustakaan.
i.
Merupakan bantuan yang
berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
j.
Kearsipan berarti penyimpanan
secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem kearsipan yang
sering dan masih berlaku instansi-instansi di antaranya adalah sebagai berikut.
a.
Sistem sentralisasi merupakan
kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam
kantor terpisah.
b.
Sistem desentralisasi adalah
sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masing-masing unit pengelola menyimpan arsipnya.
Kegiatan inti dari kearsipan
adalah filling yaitu penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan sistem organisasi. Menurut arsip nasional, filling/memfile adalah
cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis. Menurut Ensiklopedia
Administrasi, filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi,
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan tepat.
Dengan demikian,
filling dapat diartikan sebagai suatu proses penciptaan, pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan warkat dengan
cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan
tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan
yang sesuai diantaranya sebagai berikut.
a.
Sistem abjad merupakan suatu
sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
b.
Sistem masalah merupakan
suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c.
Sistem nomor merupakan pemberian
nomor yang terdapat pada folder.
d.
Sistem tanggal merupakan
penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode
surat.
e.
Sistem wilayah merupakan
penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
2.
Penanganan Surat-Menyurat
Sebelum masuk pada
proses pengurusan atau penanganan surat perlu diketahui terlebih dahulu jenis-jenis
surat. Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah
surat dinas, nota dinas, memo, surat pengantar, surat kawat, surat edaran,
surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumuman. Menurut
sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas surat rahasia, surat penting, dan surat
biasa. Menurut derajat penyelesaiannya ada surat yang sangat segera dan segera.
Proses penanganan surat
menurut LAN RI (1997), melalui tahap-tahap sebagai berikut.
a.
Penyortiran surat,
berdasarkan suratpenting, surat dinas pemenrintah, surat dinas perusahaan,
surat dinas perorangan.
b.
Pembukaan sampul dan pengeluaran
surat dari dalam sampul.
c.
Meneliti surat.
d.
Pembacaan surat dan pemberian
kartu disposisi.
e.
Penyampaian surat
(intern).
f.
Pencatatan surat (menggunakan
kartu kendali, buku agenda, buku pembantu agenda).
g.
Langkah akhir
(penyimpanan surat baik arsip aktif maupun inaktif).
3.
Ruang Lingkup Kegiatan dalam
Urusan Ketatalaksanaan Pendidikan
Pekerjaan ketata usahaan
bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi pegawai-pegawai edukatif juga memerlukan
kegiatan yang bersifat ketatalaksanaan tersebut. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan
untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah.
Secara rinci kegiatan sekolah yang dibantu kemudahannya adalah kegiatan-kegiatan
sebagai berikut.
a.
Kegiatan yang
menyangkut manajemen kurikulum, antara lain berkenaan dengan kegiatan pendokumentasian
buku kurikulum, pencatatan pengaturan jadwal, pencatatan pembagian tugas mengajar,
pencatatan kegiatan evaluasi hasil belajar.
b.
Kegiatan yang
menyangkut manajemen murid, misal berkaitan dengan kegiatan pencatatan penerimaan
murid baru, pencatatan murid baru ke dalam Buku Induk Siswa, Buku Klapper,
pencatatan mutasi siswa.
c.
Kegiatan yang
menyangkut manajemen personil atau tenaga pendidik dan tenaga kependidikan,
antara lain terlihat dalam kegiatan pencatatan keadaan personel, mutasi personel,
promosi personel, pemutusan hubungan kerja personel.
d.
Kegiatan mengenai surat-menyurat,
mencangkup pencatatan, pendokumentasian, penemuan kembali, penyampaian surat masuk
maupun surat keluar.
e.
Kegiatan yang menunjang
manajemen keuangan, akan berkenaan dengan pencatatan pemasukan dan penggunaan keuangan
sekolah, pencatatan pertanggung jawaban keuangan sekolah.
f.
Kegiatan yang menunjang
manajemen sarana dan prasaran, mencangkup inventarisasi sarana dan prasarana sekolah
antara lain pencatatan pengadaan, pemeliharaan, distribusi, penggunaan, dan penghapusan
barang.
g.
Kegiatan yang menunjang
hubungan sekolah dengan masyarakat, berkait dengan pencatatan kegiatan husemas baik
internal maupun eksternal.
Sesuai dengan perkembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), pekerjaan-pekerjaan tata laksana sekolah
dapat dibantu dengan pemanfaatan teknologi yang sesuai. Pada saat ini, dapat dikatakan
semua kantor sekolah dalam menyelesaikan perkerjaan kantor (tata usaha)
memanfaatkan computer untuk mempercepat dan mempermudah semua aktivitas yang
dilakukannya.
Dalam penerapan TIK
untuk kegiatan tata usaha di lingkungan pendidikan, akan berjalan seiring dengan
kemampuan lembaga atau sekolah dalam menyiapkan perangkat otak (brainware), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan organisasi atau manajemen.
Salah satu wujud penerapan TIK dalam dunia pendidikan adalah dikembangkannya sistem
informasi manajemen (SIM) sebagai upaya untuk menyediakan data dan informasi
yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan di semua level manajemen (bawah, menengah, dan atas).
B. Prosedur Penataan Ketata
laksanaan Lembaga Pendidikan
Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan
lembaga pendidikan, maka butuh penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan.
Adapun prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai
berikut:
1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda
Semua surat
menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi
program sekolah, disebut surat dinas. Surat masuk maupun surat keluar
harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam buku
agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.
Surat yang
bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta, biasanya
bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku. Sedangkan buku agenda
berfungsi sebagai catatan keluarnya surat, dengan pencatatan: a) Nomor urut
surat keluar, b) Tanggal surat keluar (pengirim), c) Alamat surat/ kepada
siapa, d) Pokok isi surat, e) Keterangan.
2. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi
berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada
alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.
3. Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)
Notulen
berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil pada saat
rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru. Berdasarkan
materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara lain:
a) Rapat kenaikan kelas.
b) Rapat kelulusan EBTA (ujian).
c) Rapat penerimaan murid baru.
d) Rapat pembagian tugas mengajar.
4. Buku Pengumuman
Buku pengumuman
ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai media informasi
(pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi pengumumannya
(dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu menyangkut
masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca pengumuman tersebut
diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah
membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih tepat, dibanding papan
pengumuman.
Jika pengumuman
itu ditujukan kepada murid, buku pengumuman juga bisa dipakai, tetapi seorang
petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya disetiap kelas.
5. Kegiatan Administrasi yang Didindingkan
Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan, yang
kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding, baik
dinding kelas, maupun dinding kantor guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan
semacam ini lebih dikenal dengan administrasi yang didindingkan.
6. Administrasi Keuangan Sekolah
Setiap unit
kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian pula sekolah.
Perihal keuangan sekolah, pada garis besarnya berkisar pada uang Sumbangan
Pembinaan Pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta keuangan
yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti perbaikan
sarana.
Pekerjaan
ketatalaksanaan dalam lembaga pendidikan meliputi rangkaian aktivitas,
menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The
Liang Gie (200: 50) :
1.
Menghimpun yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
2.
Mencatat yaitu meliputi
kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan
yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, atau disimpan.
3.
Mengelola yaitu
bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
4.
Menggandakan yaitu
kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5.
Mengirim yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
6.
Menyimpan yaitu
kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Dibawah ini
dikemukakan beberapa instrumen (format-format) yang mencerminkan adanya
kegiatan administrasi keuangan sekolah tersebut yaitu:
a)
Administrasi pembayaran SPP
Format yang digunakan dapat menggunakan
contoh sebagai berikut :
(1) Kartu pembayaran SPP.
(2) Buku harian penerimaan SPP. Buku ini untuk
mencatat penerimaan sehari-hari.
(3) Buku penerimaan SPP per kelas. Buku ini
untuk merinci penerimaan SPP tiap kelas, dan disetor pada bendahara sekolah
(4) Bendaharawan sekolah memasukkan SPP
tersebut dalam buku kas SPP, dimaksudkan untuk membantu pembinaan
pendidikan seperti yang ditunjukkan pada putusan yang telah dibuat yakni untuk
membantu penyelenggaraan sekolah, kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan
kegiatan supervisi.
Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah
adalah :
~
Pengadaan alat atau bahan administrasi
~
Pengadaan alat atau bahan pelajaran
~
Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi, rapot, dan Surat
Tanda Tamat Belajar (STTB)
~
Pengadaan perpustakan sekolah
~
Prakarya dan pelajaran praktik
(5) Buku kas tabelaris. Buku ini memiliki
lajur yang banyak, sesuai dengan jenis pemasukan dan pengeluaran uang. Hal ini
dimaksudkan untuk memudahkan melihat uraian tiap jenis pemasukan dan
pengeluran, serta mudah membuat perhitungan sisa kurang, atau lebih. Setiap
halaman buku kas ini di jumlahkan, kemudian dipindah ke halaman berikutnya.
Biasanya, buku ini ditutup sekali setahun
b)
Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah
Meliputi
pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja barang. Untuk pertanggung
jawaban uang tersebut, diperlukan beberapa format dari daftar peneriman gaji,
dan Surat Perintah Mengambil Uang (SPMU)
c)
Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3
BP3 bertugas
untuk memberikan bantuan dalam penyelengaraan sekolah. Dapat berbentuk uang,
atau bentuk lain, seperti perbaikan sekolah, pembagunan lokal baru, dan
sebagainya.
d) Lain- lain
Dalam hubungan
ini, misalnya kegiatan arisan di sekolah, koperasi antar guru dan lain-lain.
Perlu di susun suatu format yang disebut kartu pembayaran gaji. Kartu ini
sering di sebut Daftar Potongan Gaji, karena lebih menekankan besar jumlah
potongan gaji pegawai yang bersangkutan.
C. Perangkat Penataan
Informasi Ketata laksanaan Lembaga Pendidikan
Sistem
Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan
Sistem informasi
manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan informasi bagi manajer yang
memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi (Mukhlis,2010). Dengan
demikian, sistem informasi manajemen pendidikan adalah memberikan informasi
bagi manajer dalam merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang
lingkup pendidikan.
Dalam kehidupan
dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan
sektor yang paling dominan. Teknologi informasi banyak berperan dalam
bidang-bidang antara lain :
1.
Bidang pendidikan / e-education,
2.
Bidang pemerintahan / e-government,
3.
Bidang keuangan dan perbankan (Mukhlis,2010).
Transisi pemanfaatan sistem informasi
dalam dunia pendidikan saat ini adalah di mana globalisasi telah memicu
kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan, dari pendidikan tatap muka
yang konvensional, ke arah pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay,dalam
Mukhlis,2010).
Mason (dalam
Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang akan lebih ditentukan
oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan kolaborasi, bukannya
gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar jurang antara si kaya
dan si miskin.
Tony Bates
(dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat meningkatkan kualitas
dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan dan latihan, serta
mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi.
Romiszowski & Mason (dalam Mukhlis,
2010) memprediksi penggunaan “Computer-based Multimedia Communication (CMC)
yang bersifat sinkron dan asinkron. Ramalan dan pandangan para cendikiawan di
atas dapat disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan
masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner,
serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga”, dan kompetitif.
SIM sering disamakan
dengan TIK. TIK memiliki bidang kajian yang bermacam-macam karena dalam TIK
tidak hanya membahas masalah tekonologi informasi dan komputer tetapi juga
membahas teknologi komunikasi dan telekomunikasi. Adapun bidang kajian TIK
sebagai berikut:
Ø e-learning,
Ø manajemen
informasi,
Ø tekonologi
informasi,
Ø teknologi
komputer,
Ø SIM,
Ø internet,
Ø teknologi
telekomonikasi (handphone, telepon, teknologi tanpa kabel dan menggunakan kabel),
Ø teknologi
jaringan komputer (LAN, MAN, dan WAN)
Ø sistem
keamanan jaringan komputer, dan
Ø sistem
basis data.
Jadi, SIM merupakan
bagian dari bidang ilmu TIK yang pada implementasinya saling terkait, seperti
implementasi SIM di sekolah membutuhkan jaringan komputer (LAN dan MAN) dan
jaringan telepon agar bisa diakses banyak orang, sistem e-learning di sekolah memerlukan jaringan komputer dan telepon
agar dapat diakses siswa dari rumah
masing-masing dan masih banyak yang lain.
Setiap organisasi pasti
terdapat arus informasi. Semakin besar organisasi tersebut, semakin besar pula
arus informasi yang terjadi. Pimpinan organisasi pendidikan sangat membutuhkan
informasi terbaru dan akurat dalam pengambilan keputusan untuk pengemban organisasi
pendidikan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam rangka
pengembangan informasinya. Untuk mendapatkan sistem informasi yang handal, maka
perlu sistem pengelolaan yang baik oleh pimpinan organisasi pendidikan. Karena
informasi yang dikelola dengan baik akan menghasilkan suatu informasi manajemen
yang handal.
Konsep Dasar Informasi
Menurut
Clagget (1997:6), data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada
proses keputusan, dan biasanya berbentuk catata n historis yang dicatat dan
diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali dalam rangka pengambilan
keputusan. Contohnya buku penunjang, buku besar dan sebagainya. Informasi
adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk
tujuan informatif, kesimpulan, argumentatif, dan sebagai dasar untuk
pengambilan keputusan. Jadi sistem informasi berfungsi untuk menyediakan
informasi yang sesuai akurat kepada para pengguna yang tepat.
Menurut
McLeod, Jr., (2001:5) data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang relatif
tidak berarti bagi pemakai. Contoh data jumlah sks dosen, data jumlah jam
mengajar guru, dan sebagainya. Sedangkan informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.
Dari
pernyataan Davis (1993: 28-29), dapat disimpulkan bahwa data adalah
fakta-fakta, simbol-simbol, dan angka-angka yang relatif tidak berarti sebelum
diadakan proses selanjutnya terhadap data tersebut. Sedangkan definisi
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerima. Beliau juga mengatakan bahwa ciri-ciri informasi dalam
lingkup informasi manajemen adalah sebagai berikut:
1.
Benar atau salah. Berhubungan
dangan realita atau tidak.
2.
Baru. Informasi yang
diterima benar-benar baru.
3.
Tambahan. Dapat memberikan
tambahan terhadap informasi yang telah ada.
4.
Korektif. Dapat menjadi
koreksi atas informasi yang salah atau palsu.
5.
Penegas. Mempertegas
informasi yang telah ada.
Sondang
P. Siagian, (1990:30) memberikan ciri khas informasi yaitu dihubungkannya informasi-informasi
itu dengan kegiatan-kegiatan perorangan, perusahaan, organisasi sosial, dan
kegiatan-kegiatan pemerintah.
Murdick,
(1997:194) mengatakan bahwa ada enam karakteristik dari jenis informasi yang
paling tepat dalam penggunaannya dengan komputer, yaitu:
1.
Kecepatan, alat
komputer sangat besar nilainya apabila diperlukan kecepatan dalam pengolahan
data;
2.
Kuantitas, data dalam
volume yang besar dapat diproses dengan cepat;
3.
Repetitif, data yang
diulang dapat diproses dengan cepat;
4.
Kompleksitas, masalah-masalah
dengan bermacam-macam variabel yang saling berinteraksi, dapat diselesaikan
dengan cepat dan tepat;
5.
Input
yang pasti; komputer membutuhkan input yang pasti intuisi dan
pertimbangan bukanlah atribut dari mesin.
6.
Output
yang akurat; hasil yang sangat akurat dapat diperoleh, dan hal ini tidak
dipengaruhi oleh rasa kebosanan dan kelelahan.
Menurut
Sondang P. Siagian, (2001:15) dapat ditempuh delapan tahap penting dalam
penanganan informasi, yaitu:
1.
penciptaan informasi,
2.
pemeliharaan saluran
informasi,
3.
transmisi informasi,
4.
penerimaan informasi,
5.
penyimpanan informasi,
6.
penelusuran informasi,
7.
penggunaan informasi,
dan
8.
penilaian kritis dan
umpan balik.
Devinisi SIM
SIM
adalah suatu sistem yang diperlukan oleh suatu organisasi untuk menyediakan
informasi yang penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Implementasi
SIM berbasis komputer diharapkan dapat menyelesaikan dengan cepat dan tepat
masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi.
Sistem
ini memiliki keunggulan dalam mengelola informasi antara lain: kecepatan,
kuantitas, repetitif, kompleksitas, akurasi yang tinggi dan keunggulan yang
lainnya sehingga dapat mendukung perkembangan suatu organisasi. Sedangkan tugas
dari sistem informasi manajemen berbasis komputer adalah memberikan kemudahan informasi yang digunakan
dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap
kegiatan suatu organisasi tersebut dapat tercapai.
Unsur-unsur SIM
Berbasis Komputer
Onong
Uchjana Effendi, (1989) membedakan tiga unsur dasar dalam sistem informasi
manajemen berbasis komputer, yaitu:
1.
hardware
(perangkat keras),
2.
software
(perangkat lunak), dan
3.
brainware
(personalia).
Ross,
(1997:313) mengelompokkan unsur dasar sistem informasi manajemen berbasis
komputer menjadi tiga macam, yaitu:
1.
hardware
(perangkat keras),
2.
software
(perangkat lunak), dan
3.
brainware
(personalia).
Dari
dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dasar sistem informasi
manajemen berbasis komputer terdiri dari tiga unsur sebagai berikut:
1.
hardware
(perangkat keras),
2.
software
(perangkat lunak), dan
3.
brainware
(personalia).
Mekanisme Kerja SIM
Berbasis Komputer
Sistem
informasi manajemen, baik sistem informasi manual maupun yang dilengkapi dengan
perlengkapan sistem komputer memiliki komponen dasar yang sama, yaitu masukan
berupa bahan informasi/data, pengolah data, instruksi dan prosedur, keluaran,
serta catata n-catata n dan arsip. Menurut Ricard L. Nolan, terdapat enam tahap
pertumbuhan dan perkembangan SIM pada organisasi, yaitu:
1.
Tahap Initiation
a.
Terutama diusahakan
agar penggunaan komputer untuk sistem informasi dapat menekan biaya yang
dikeluarkan organisasi (untuk tujuan efisiensi).
b.
Bagian PDE mengusahakan
agar dapat menggunakan dan menguasai teknologi komputer semaksimal mungkin.
2.
Tahap Contagion
a.
Merupakan tahap
pengolahan data, namun setiap pemakai komputer menyiapkan sendiri-sendiri
menurut seleranya masing-masing walapun saling terkait antara sistem informasi
top manajer, manajer menengah dan tingkat operasional.
b.
Diperlukan
sinkronisasi.
3.
Tahap Control
a.
Membenahi penerapan
sistem informasi yang menggunakan komputer.
b.
Pendokumentasian secara
sistematis.
c.
Penerapan teknologi
database dikembangkan secara online.
d.
Manfaat komputer sangat
besar sebagai alat bantu.
4.
Tahap Integration
a.
Tahap peningkatan
efiensi usaha dan pengendalian efektif.
b.
Perlu diintegrasikan
dengan cara lainnya.
5.
Tahap Data Administrasi
a.
Membuat konsep
pelaksanaan administrasi terhadap data yang dikumpulkan.
b.
Sebagai alat yang dapat
dipercaya keakuratannya.
6.
Tahap Maturity
a.
Tercapainya
keseimbangan antara data yang digunakan bersama seluruh unit yang
berkepentingandengn data yang digunakan sendiri,
b.
User dan bagian PDE
bertanggungjawab atas kuantitas data dan rancangan penerapannya.
Mudrick
(1997:98) menyatakan komponen-komponen sistem informasi manajemen dibagi
menjadi lima bagian, yaitu:
a.
input
data,
b.
pengolah data,
c.
catata n dan arsip,
d.
instruksi dan prosedur,
e.
output.
Gambar 2.1
Komponen-komponen SIM
Fungsi-fungsi
pokok SIM dapat dijadikan sebagai alur kerja, yaitu:
2.
memasukkan data ke
dalam sistem,
3.
mengolah data dengan
menusun kembali data input dan arsip-arsip penyimpanan,
4.
mengembangkan
prosedur-prosedur yang akan menentukan data mana yang akan diperlukan, kapan
dan dimana data itu dapat diperoleh, untuk apa data itu dipergunakan, serta
memberikan instruksi yang harus diikuti oleh pengolahnya, dan
5.
menyiapkan output
laporannya.
Gambar 2.2
Mekanisme Kerja SIM
Implementasi SIM Berbasis
Komputer dalam Pendidikan
Banyak
manfaat dan keunggulan yang dapat diambil dari implementasi SIM berbasis
komputer dalam pengembangan dunia pendidikan. Implementasi SIM berbasis
komputer dapat berupa:
a.
Implementasi sistem
informasi akademik (Siakad).
b.
Implementasi sistem
informasi keuangan (Sikeu).
c.
Implementasi sistem
informasi kepegawaian (Sikep).
d.
Sistem basis data.
e.
Implementasi WAN dan
LAN.
f.
Implementasi sistem
informasi perpustakaan.
SIM
juga dapat digunakan sebagai sarana pendidikan jarak jauh. Suatu pendidikan jarak jauh berbasis web
antara lain harus memiliki unsur sebagai berikut:
1. Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance learning harus mampu
menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, di mana mahasiswa
dapat menambah kemampuan, membaca materi kuliah, mencari informasi dan
sebagainya.
2. Interaksi dalam grup; para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan
materi-materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam grup ini untuk
memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.
3. Sistem administrasi mahasiswa; di mana para mahasiswa dapat melihat informasi
mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa dan sebagainya.
4. Pendalaman materi dan ujian; biasanya dosen sering mengadakan kuis singkat dan
tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta
melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh
web based distance learning.
5. Perpustakaan digital; pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas
pada buku tapi juga pada kepustakaan digital, seperti suara, gambar dan
sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang.
6. Materi online di luar
materi kuliah; untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web
lainnya. Maka, pada bagian ini, dosen dan siswa dapat langsung terlibat untuk
memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui
web (Mukhlis,2010).
KESIMPULAN
Ketatalaksanaan
atau tata usaha adalah kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Rangkaian pelaksanaan
ketatalaksanaan pendidikan meliputi menghimpun, mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Sistem
Informasi Manajemen adalah kumpulan subsistem yang saling berhubungan,
berkumpul, bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan
bekerjasama antara bagian satu dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi
pengolahan data, menerima masukan (input), berupa data-data, kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi
sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata
yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat ini juga maupun di masa
mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi
dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi
tersebut guna mencapai tujuan.
Manajemen
ketatalaksanaan dan Sistem informasi Lembaga Pendidikan berupaya untuk mencapai
hal tersebut, dengan kegiatan yang meliputi pencatatan, pengolahan,
penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan semua bahan atau informasi yang
temasuk dalam data lembaga pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
Sukirman, Hartati. (____). Administrasi
dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press
Tim
Dosen AP. (2010). Manajemen Pendidikan.
Yogyakarta: UNY Press